Bem-vindo de volta a Big Little Things, onde destacamos alguns dos recursos e aprimoramentos menos conhecidos e às vezes esquecidos no Vtiger CRM que têm um grande impacto. Examinando mais profundamente e expondo alguns desses recursos, nosso objetivo é ajudar a garantir que nossos usuários obtenham o máximo de benefícios possíveis ao usar nosso CRM.
Este blog destaca o módulo Find Duplicates. Vamos mergulhar e descobrir o que é o recurso Find Duplicates e como ele pode ser usado para limpar seu banco de dados, garantindo que os usuários tenham os dados atualizados mais relevantes em seu CRM. Também discutiremos algumas outras maneiras de localizar duplicatas no CRM usando pesquisas de exibição de lista, uma exibição e pesquisa global.
O que é o módulo Find Duplicates?
O módulo Find Duplicates está disponível em todas as edições do Vtiger e pode ser encontrado no aplicativo Tools na categoria Data Management. Ele permite que os usuários procurem e identifiquem facilmente registros duplicados com base em valores de campo em módulos específicos. Depois de identificar os registros duplicados, os usuários podem decidir a melhor forma de gerenciá-los.
Usando Encontrar Duplicados
Assim que o módulo Localizar Duplicados for aberto, os usuários serão solicitados a selecionar um módulo, lista e valores de campo (s) que gostariam de pesquisar para identificar registros duplicados. Os usuários também têm a opção de ignorar os valores dos campos vazios e verificar se há registros duplicados.
Após inserir todos os critérios e acertar a busca, o sistema rapidamente identificará e apresentará todos os registros duplicados encontrados, em modo de lista. A partir daí, os usuários podem selecionar os registros relevantes e decidir como gostariam de gerenciá-los, usando as opções Excluir ou Mesclar.
Mesclando registros duplicados
Ao usar a opção de mesclagem, os usuários podem selecionar até três registros de uma vez para depois mesclar em um. Os registros selecionados são exibidos em um formato de grade, permitindo ao usuário selecionar campos individuais que gostaria de reter no registro final mesclado. É incrivelmente útil ser capaz de obter uma visão clara de todos os registros duplicados com seus campos dispostos lado a lado. Isso garante que os usuários retenham as informações mais precisas e atualizadas de todos os registros duplicados, ao mesmo tempo em que organizam e limpam seu banco de dados.
Excluindo Registros Duplicados
A exclusão de registros duplicados é facilitada usando o módulo Find Duplicates. Os usuários podem simplesmente selecionar os registros duplicados que desejam excluir e, com alguns cliques, excluir vários registros de uma vez. Os registros excluídos também serão armazenados na lixeira por 30 dias antes de serem totalmente excluídos, permitindo que os usuários recuperem todos os registros e seus dados excluídos por engano.
Outras maneiras de encontrar registros duplicados
Existem três outras maneiras de localizar duplicatas no CRM. Eu os resumi mais detalhadamente, abaixo:
One View
Depois de instalar o Calculus AI Extension da Vtiger , os usuários serão capazes de ver e acessar rapidamente os registros de transação duplicados exibidos enquanto visualizam um registro de transação em One View . Por padrão, o Calculus AI verifica o campo "Nome da transação" para texto duplicado, mas também exibe registros duplicados com base em quaisquer campos que você configurou usando a prevenção de duplicação no módulo de transações.
Pesquisa de exibição de lista
Os usuários podem usar a pesquisa de exibição de lista para localizar registros duplicados, inserindo valores exclusivos nas caixas de pesquisa. Depois que os registros duplicados forem localizados, os usuários podem selecionar vários registros e usar as ações de exibição de lista para mesclar ou excluir os registros.
Pesquisa Global
Semelhante à pesquisa de exibição de lista, os usuários podem inserir valores exclusivos, como endereços de e-mail, números de telefone, etc ... na caixa de pesquisa Pesquisa global para localizar registros duplicados. Existem limitações sobre como lidar com registros duplicados após localizá-los usando a Pesquisa Global. Por exemplo, você não pode mesclar ou excluir registros usando o recurso Pesquisa Global. Você só pode acessar os registros individualmente para excluí-los ou reverter para o uso dos recursos Ações do modo de exibição de lista ou Localizar duplicatas para mesclar ou excluir vários registros de uma vez.