A nossa memória é limitada, por isso acabamos nos prejudicando, pois somos inclinados a adiar, negligenciar ou deixar de cumprir nossas obrigações. As listas de tarefas ou checklist nos ajudam a manter o controle, seja em projetos simples, como escrever um blog, ou em desenvolvimentos mais elaborados, como implantar uma solução de software.
Um estudo americano descobriu que os hospitais que usaram a lista de tarefas de segurança cirúrgica da Organização Mundial da Saúde (OMS) reduziram a mortalidade pós-operatória em 22%.
É possível aprimorar suas atividades cotidianas e profissionais criando listas de tarefas. Você sabia que, entre as técnicas de gestão mais acessíveis, está uma das mais antigas e famosas? Embora Benjamin Franklin seja considerado o inventor da lista de tarefas moderna, tenho certeza de que elas são empregadas há muitos séculos.
Neste artigo, falaremos sobre como as listas de tarefas podem ajudar a aumentar sua produtividade no trabalho.
Como criar uma lista de tarefas?
Agora que você sabe como ter uma lista de tarefas ajuda, o que você acha que precisa fazer parte da sua lista?
Aqui estão alguns pontos a serem considerados ao criar uma lista de tarefas para um procedimento:
Defina por que a sua lista de tarefas precisa ser criada.
Identifique todas as tarefas e subtarefas que precisam ser concluídas.
Determine como, quando e quem usará a lista de tarefas.
Identifique as pessoas responsáveis por cada tarefa.
Especifique dependências para tarefas.
Benefícios de usar uma lista de tarefas
As listas de tarefas fornecem vários benefícios para a organização, bem como para os indivíduos, especialmente o bem-estar mental dos funcionários, como:
Redução de erros
Uma lista de tarefas ajuda a listar todas as atividades de um processo ou projeto em uma data, ou duração definida. Como todas as tarefas estão listadas, as chances de erros são reduzidas e há muito pouco espaço para os funcionários perderem uma tarefa.
Aumento de eficiência
Com as listas de tarefas, os funcionários ficam à vontade para trabalhar em um processo todo. Os erros são reduzidos. O tempo e o esforço necessários para completar uma tarefa também são reduzidos. Estes levam a um aumento na eficiência. Às vezes, as listas de tarefas também ajudam a identificar etapas redundantes ou repetitivas, o que o ajudará a eliminar a melhorar o processo.
Identificação de tarefas repetitivas
As listas de tarefas facilitam a identificação de tarefas repetitivas ou que levam tempo. Para quem tem processos digitalizados ou usa software, é o primeiro passo para automatizar essas tarefas. Imagine o tempo que você economizará com a automação.
Aumento de produtividade
Leia o acima novamente. Você não acha que todos eles levam a um aumento na produtividade? Afinal, você faz mais em menos tempo.
Benefícios para o funcionário
Comparado a outras técnicas ou ferramentas de gerenciamento, uma lista de tarefas pode ser uma ferramenta de gerenciamento simples, mas beneficia seus funcionários de várias maneiras.
Aumenta a motivação
As listas de tarefas ajudam a atingir pequenas metas. Com cada tarefa que é concluída, os funcionários sentem uma sensação de realização. Quando estão satisfeitos no trabalho, são motivados a investir em si mesmos e na organização.
Aumenta a criatividade
Nossos cérebros estão programados para pensar e repensar as tarefas que precisam de nossa atenção, criando uma situação estressante. Como as listas de tarefas mencionam todas as tarefas que precisam ser feitas, os funcionários se sentem livres e menos estressados. Isso os ajuda a ser criativos no trabalho. Eles apresentarão novas ideias que podem realmente ajudar a melhorar os processos utilizados.
Cria habilidades de liderança
A conclusão de tarefas regularmente traz uma sensação de realização em seus funcionários. Isso gera confiança e os ajuda a procurar tarefas mais desafiadoras. As listas de tarefas ajudam a desenvolver habilidades de liderança em seus funcionários.
Tipos de listas de tarefas
Agora você deve estar se perguntando se existem diferentes tipos de checklists! Muitos tentaram categorizá-los, mas tudo depende do tipo de processo ou atividade você deseja criar uma lista de verificação para. Pode ser um checklist de projeto, checklist de segurança, checklist de qualidade, etc. Podem ser criados para equipes, ou para indivíduos, e podem ser feitos para qualquer tipo de profissão.
Pode ser uma simples lista de tarefas em que você lista as dez coisas que precisa fazer e as marca à medida que as conclui. Ou pode ser uma lista de tarefas para processos complicados com datas e dependências mencionadas,