Conheça 7 formas para reduzir as despesas operacionais do negócio

Algumas despesas operacionais podem parecer insignificantes se isoladas, mas em conjunto elas são relevantes e, muitas vezes, definitivas. Em outras palavras, o pagamento de um lanche de R$ 15 pode não ser muito, porém somadas todas as despesas de alimentação, elas representam gasto percentual maior dentre todos os dispêndios.

Por isso, o descontrole financeiro é um dos problemas que mais colocam empresas promissoras em situação de risco e, em casos mais graves, até de fechamento. Além disso, a falta de atenção aos custos também pode comprometer a competitividade, especialmente porque a concorrência costuma se dedicar continuamente à minimização dos custos.

É por isso que elaboramos esta postagem para você. Continue a leitura e saiba como reduzir custos sem prejudicar o crescimento. Confira!

1. Elimine desperdícios

Os desperdícios estão entre os maiores vilões dos custos, mas a natureza deles pode variar, dependendo do seu segmento. Por exemplo, na área de alimentação eles são comuns na gestão do estoque e no controle de validade dos produtos.

Mas em serviços que não administram um estoque volumoso, eles podem ocorrer por problemas na gestão de leads. Nesse caso, se os investimentos em atração de clientes não são devidamente aproveitados, a situação gera prejuízos pela diminuição do número de prospects convertidos em clientes.

2. Corte custos

O corte de custos costuma ser a medida preferida em momentos de crise e qualquer outra situação na qual é preciso reduzir despesas rapidamente. Contudo, os melhores resultados de corte de custos ocorrem quando você desenvolve ações para, por exemplo, aumentar a produtividade.

Isso significa que não precisa cortar custos apenas eliminando despesas, na verdade, alguns cortes podem aumentar os gastos, se isso significar diminuição de eficiência ou da produtividade.

Outro bom exemplo está relacionado aos investimentos em relacionamento com o cliente. Quando eles são bem-aplicados, a empresa consegue aumentar a fidelização e a retenção de clientes, o que contribui para o crescimento do negócio, diminuindo os percentuais dos custos fixos e das despesas aplicadas na atração de clientes.

Essa visão de corte de custos não significa que alguns deles não devam ser cortados na raiz, mas apenas que também é importante perceber que algumas medidas podem prejudicar o empreendimento, mesmo que a intenção seja a redução das despesas operacionais.

3. Aumente as vendas e a conversão

Desse ponto de vista que abordamos o tema, o aumento das vendas e das taxas de conversão são algumas das medidas mais eficientes para reduzir custos. Nesse cenário, algumas ações mais pontuais, como medidas para minimizar a ocorrência de abandono de carrinho em lojas on-line, também precisam ser consideradas na redução de custos.

4. Diminua a burocracia

Outro ponto relevante na gestão de empresas é a necessidade de estabelecer mecanismos de controle que evitam desperdícios, desvios e os mais diversos gargalos operacionais. No entanto, esse monitoramento não pode ser feito de modo a criar uma burocracia exagerada.

Além de prejudicar a produtividade, a agilidade e, muitas vezes, o fechamento de novos negócios, ela não é garantia de um bom controle, uma vez que o processo de monitoramento fica mais complexo e, portanto, difícil de operar.

5. Use dados

Um bom controle financeiro depende diretamente de alguns aspectos puramente matemáticos. Sem identificar o exato comportamento dos custos, separando-os em centros de custo organizados em relatórios de fácil compreensão e detalhamento ideal, é praticamente impossível tomar decisões acertadas com relação a cortes e investimentos.

Por mais que seu contador possa ajudar a levantar essas informações, elas não costumam ser disponibilizadas imediatamente. Isso gera necessidade de um gerenciamento financeiro disponível em tempo real. Só assim você pode responder e agir com mais rapidez, evitando períodos mais longos de desperdícios recorrentes.

6. Automatize processos

Atualmente, a automação está entre as formas mais garantidas e ágeis para diminuição de custos. Primeiro, pela melhora da produtividade imediatamente após sua implantação. Além disso, ela também facilita com que a empresa se estruture para crescer, pois uma tarefa automatizada pode ser aplicada um número infinito de vezes.

Enquanto isso, uma ação manual vai exigir o recrutamento, a contratação, o treinamento e a adaptação de novos colaboradores. Um período longo e que pode precisar ser repetido, se essa adaptação não ocorrer do modo desejado.

Ainda, processos manuais geram mais erros, o que, por sua vez, aumenta o retrabalho. Repetir uma tarefa várias vezes é um desperdício que pode passar despercebido, mas que tem impacto direto na produtividade e no aumento de custos.

7. Invista em soluções com ROI elevado

ROI é a sigla para o nome original em inglês — Return on Investment, que podemos traduzir para retorno sobre investimento. Para entender a importância desse modelo, considere que investir R$ 1 é um prejuízo, se isso não trouxer algum retorno. Por outro lado, um investimento milionário contribui para diminuir despesas, se gerar um lucro algumas vezes maior do que o valor aplicado.

Em outras palavras, podemos dizer que a falta de investimentos também é um fator gerador de prejuízos. É verdade que os investimentos não dependem exclusivamente de decisão, uma vez que podem faltar os recursos necessários. Contudo, é preciso refletir sobre a eficiência na análise deles feitos pela empresa.

Algumas boas apostas oferecem retornos exponenciais, que podem ser comprovados por meio de um bom método de análise de retorno de investimento, eliminando a necessidade de tomada de decisão com base na intuição ou em análises menos aprofundadas, que não consideram, por exemplo, custos indiretos.

O investimento em um Sistema de CRM, por exemplo, que não permita o compartilhamento de informações em tempo real, não ofereça integrações ou dificulte a criação de funcionalidades específicas, personalizadas para o seu negócio, pode trazer custos indiretos originados pela falta desses recursos, que são alguns exemplos das funções que contribuem para o retorno do investimento.

Para concluir, precisamos registrar que diminuir as despesas operacionais costuma exigir medidas bastante específicas, de acordo com uma análise situacional prévia que possibilite definir o melhor caminho e as prioridades de cada caso.

Que tal fazer uma análise do seu negócio com base nessa abordagem positiva, mais focado em crescimento do quem em cortes? Entre em contato e conte com a ajuda da nossa equipe nessa avaliação.