Bem-vindo ao primeiro blog de nossa nova minissérie, 'Big Little Things,' onde destacamos alguns dos recursos menores e aprimoramentos no Vtiger CRM que têm um grande impacto.
Ouvir sobre um grande novo recurso ou atualização de versão é uma ocorrência comum para usuários de tecnologia em nuvem. O que as pessoas normalmente não ouvem são os pequenos recursos ou aprimoramentos que têm um grande impacto nas empresas que os utilizam.
Este blog destacará o menu Visualização em Lista e as ações individuais ou em massa que podem ser realizadas nos registros sem sair da Visualização em Lista. Abaixo, eu dividi os recursos um por um e irei entrar em mais detalhes sobre eles podem ser usados e as ações que podem ser executadas. Mas, primeiro, vamos aprender um pouco mais sobre o que são as ações do modo de exibição de lista.
O que são ações de exibição de lista (registro)?
As ações da Visualização de lista são as ações individuais ou em massa que podem ser realizadas na Visualização de lista. Os usuários têm a opção de selecionar registros individuais ou múltiplos de uma vez e executar ações diferentes, como Editar, Comentar, Exportar, Imprimir / Exportar PDF, Marcas, Transferir propriedade, Enviar e-mail, Alterar proprietário, Mesclar registros selecionados e Excluir. Vamos nos aprofundar em cada recurso abaixo:
Editar
O recurso Editar na Visualização de Lista é uma maneira eficiente de editar campos em registros individuais ou em vários registros de uma vez, sem entrar manualmente em cada registro para fazer as alterações. Por padrão, muitos campos no Vtiger estão disponíveis para edição em massa. Os administradores também podem ativar e desativar essa opção, oferecendo controle total sobre quais campos podem ser editados dessa maneira. Os administradores também têm a opção de criar novos campos personalizados e ativar a opção Edição em massa. Isso permite ainda mais personalização e controle.
Imagine, você precisa reatribuir centenas de registros a um usuário diferente com base no valor de um determinado campo. Você pode simplesmente criar uma nova lista usando condições ou usar a Pesquisa de exibição de lista para filtrar por registros específicos. A partir daí, você pode selecionar todos os registros na lista e reatribuí-los de uma só vez.
Esse recurso permite que os usuários façam alterações em massa nos registros em um piscar de olhos, ajudando a liberar um tempo valioso para que os usuários possam se concentrar em assuntos mais importantes.
Comente
O recurso Comentário na visualização em lista permite aos usuários postar mensagens, anexar arquivos e colaborar com suas equipes em registros individuais ou múltiplos sem sair da visualização em lista. Os usuários também podem usar @Mentions para enviar e-mails e notificações a colegas específicos se algo precisar de sua atenção.
Vamos examinar um cenário em que um gerente de vendas poderia usar esse recurso para postar um comentário em todos os registros de lead com status 'Frio', pedindo a seus representantes de vendas para fazer chamadas de acompanhamento usando um novo script. O gerente de vendas pode criar uma lista personalizada usando filtros e condições para gerar uma lista de todos os leads com status 'Frio'. A partir daí, o gerente de vendas pode simplesmente usar @Mention mencionando @salesteam para fazer as chamadas e anexar o novo arquivo de script diretamente à seção de comentários no registro de leads. Todos os usuários que fazem parte do grupo @salesteam serão então notificados por e-mail e uma notificação no CRM, alertando-os de que seu gerente fez essa solicitação. Eles também terão acesso fácil para baixar o novo arquivo de script.
Internamente, no Vtiger, contamos muito com os recursos de comentários e @Mention ao atualizar registros ou colaborar com nossas diferentes equipes. Oferecer aos usuários a capacidade de comentar vários registros ao mesmo tempo é uma maneira simples, mas eficaz, de economizar tempo.
Exportar
Ao exportar dados de registro da visualização em lista, os usuários serão apresentados a três opções diferentes, conforme listado abaixo:
Exportar registros selecionados : permite que os usuários selecionem e exportem registros específicos da lista, ativando ou desativando a caixa de seleção ao lado do (s) registro (s).
Exportar dados na página atual : permite que os usuários exportem todos os dados da página (20 registros por vez).
Exportar todos os dados : exporta todos os registros em todas as páginas associadas ao módulo.
Essas três opções fornecem aos usuários a flexibilidade de controlar precisamente quais registros eles desejam exportar da Visualização em lista. Isso é extremamente útil se os usuários desejam exportar alguns ou muitos registros específicos para um arquivo CSV para fazer alterações antes de reimportar e atualizar os registros em seu sistema.
Imprimir / exportar PDF
A opção Imprimir / Exportar PDF permite que os usuários selecionem rapidamente registros individuais ou múltiplos para imprimir ou exportar esses registros em formato PDF. Os usuários podem selecionar os dados que gostariam de exportar como PDF da seguinte forma:
Criação de modelos de impressão personalizados
Usando os modelos padrão fornecidos pelo Vtiger
Outro grande atributo do recurso Imprimir / Exportar PDF é que ele permite aos usuários enviar um e-mail para Contatos no CRM, Usuários ou endereços de e-mail ad hoc e anexar automaticamente os arquivos PDF selecionados.
Tags
Usar tags é uma ótima maneira de rotular registros aplicando uma palavra ou frase curta chamada 'Tags'. Os usuários podem organizar ou localizar registros específicos com base na palavra ou frase com a qual foram marcados. No modo de exibição de lista, os usuários também podem usar esses tags para marcar vários registros simultaneamente, permitindo que eles agrupem registros específicos de forma rápida e fácil. As tags também podem ser usadas em condições para muitas atividades, incluindo a criação de listas de módulos, listas de marketing, etc.
Transferir propriedade
Este recurso está disponível apenas no módulo Contatos e pode ser usado para transferir registros relacionados a um usuário ou grupo no CRM. Por exemplo, se um contato tem casos, cotações, negócios, etc. relacionados, os usuários podem usar o recurso de transferência de propriedade para transferir e atribuir todos os registros relacionados de módulos específicos a um usuário ou grupo específico no CRM.
Enviar email
O recurso Enviar e-mail na Visualização de lista está disponível nos módulos Contatos, Organizações e Leads e é uma ferramenta poderosa para usar ao enviar e-mails para contatos ou clientes potenciais específicos. Este recurso permite que os usuários enviem até 10 e-mails de uma vez sem configurar e agendar uma campanha por e-mail. Ao enviar e-mails usando esse recurso de exibição de lista, os usuários podem selecionar um modelo de e-mail existente ou criar um e-mail imediatamente antes de enviá-lo aos contatos ou clientes potenciais desejados. Os usuários também podem selecionar se desejam incluir todos os destinatários em um único e-mail ou enviar e-mails separados para cada destinatário.
Alterar proprietário
Esta ação de Visualização de Lista está disponível no módulo Tarefas. Ele permite que os usuários alterem o proprietário ('Atribuído a') em registros de tarefas individuais ou múltiplos com apenas alguns cliques, mesmo se os registros estiverem no estado 'Fechado'.
Um bom exemplo de como isso pode ser usado é se um usuário está deixando sua empresa e você precisa reatribuir suas tarefas a outro usuário. Tudo que você precisa fazer é:
Abra a lista Todas as Tarefas no módulo Tarefas
Use a Pesquisa de Visualização de Lista para filtrar as Tarefas atribuídas ao usuário que está saindo
Selecione todas as tarefas com base nos resultados da pesquisa
Reatribuir essas tarefas a outro usuário
Isso pode ser feito em menos de 30 segundos, economizando uma grande quantidade de tempo que seria desperdiçado indo a cada registro para reatribuí-los manualmente.
Mesclar registros selecionados
As ações de exibição de lista também permitem mesclar até três registros selecionados em um, o que é extremamente útil ao lidar com registros duplicados. Depois que um usuário seleciona os registros na Visualização de lista e clica no botão Mesclar registros selecionados, uma janela pop-up é exibida. Ele solicita que eles selecionem os campos que gostariam de reter quando os registros forem mesclados. Isso permite que o usuário localize e selecione os dados em campos individuais que gostaria de reter. Além disso, todas as atividades, como comentários e touchpoints, e quaisquer registros de módulo relacionados, serão automaticamente mesclados e retidos após a mesclagem.
Um exemplo disso seria se você tivesse dois registros de contato para a mesma pessoa, mas um dos registros tivesse um endereço de e-mail que não está mais em uso. O usuário pode mesclar os registros e garantir que eles retenham o endereço de e-mail atual que seu contato está usando. Não há necessidade de saltar entre os registros e copiar / colar as informações nos campos antes de excluir um dos registros.
O recurso Mesclar Registros Selecionados torna esse processo simples, rápido e preciso, economizando tempo e energia enquanto retém dados precisos e relevantes.
Excluir
O recurso Excluir nas ações do modo de exibição de lista é uma maneira extremamente eficiente de excluir registros individuais ou múltiplos de uma vez.
Por exemplo, digamos que você importou centenas de registros de lead para o CRM que contêm dados incorretos ou ausentes, como valores vazios nos campos Nome, Sobrenome e Email. Você pode criar facilmente uma nova lista usando condições para filtrar e selecionar esses registros e enviá-los diretamente para a lixeira. Os registros excluídos são mantidos na Lixeira por 30 dias antes de serem excluídos permanentemente. Este recurso ajuda os usuários:
Limpe os registros em seu CRM
Reduza rapidamente a quantidade de espaço de armazenamento usado
Agora que revisamos todos os recursos disponíveis nas ações de Visualização de Lista, está claro que esses recursos foram criados para tornar a execução de operações em massa em registros eficiente, contínua e fácil. Em última análise, permitindo que os usuários do Vtiger CRM economizem tempo, energia e dinheiro.
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